to-e-rechnung.de

Datenschutzerklärung

Stand: 10. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von to-e-rechnung.de verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern.

1. Verantwortlicher

Accountico GmbH
Pierbusch 17
44536 Lünen
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Richard Fuchs und Frank Welsch
Telefon: 0231 90038490
E-Mail: info@to-e-rechnung.de

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@to-e-rechnung.de.

2. Grundsätze

3. Aufruf der Website, Hosting und Server-Logfiles

3.1 Hosting

Die Website, die Anwendung und die Datenbank werden bei der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern, auf Servern in der Europäischen Union betrieben. Hostinger verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

3.2 Server-Logfiles

Daten: Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

Zweck: Auslieferung der Website, Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, Erkennung und Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Empfänger: Hostinger als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer: Die Logfiles werden vom Hosting-Anbieter nach Ablauf einer begrenzten Frist automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen nehmen wir nicht vor.

3.3 Begrenzung der Anfragen

Zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse. Dazu wird die IP-Adresse ausschließlich im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und spätestens nach 24 Stunden verworfen; eine Speicherung in der Datenbank oder in Dateien erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Verfügbarkeit des Dienstes für alle Nutzer.

4. Cookies und Speicherung im Browser

4.1 Sitzungscookie

Wenn Sie sich in Ihr Kundenkonto einloggen, setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungscookie. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung, über die Ihre Anmeldung erkannt wird. Das Cookie ist mit den Attributen HttpOnly, Secure und SameSite=Lax versehen und läuft nach 14 Tagen ab. Weitere Cookies setzen wir nicht. Beim Abmelden wird das Cookie gelöscht und die Sitzung beendet.

Rechtsgrundlage: Für das Speichern und Auslesen des Cookies § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da es für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst (Nutzung des Kundenkontos) unbedingt erforderlich ist; eine Einwilligung ist nicht erforderlich. Die anschließende Verarbeitung der Sitzungsdaten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.2 Sitzungsspeicher des Browsers

Beim Anzeigen und Prüfen einer E-Rechnung speichert Ihr Browser das Ergebnis der letzten Prüfung im Sitzungsspeicher (sessionStorage), damit Sie zwischen Anzeige und Prüfbericht wechseln können. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät, werden nicht an uns übertragen und beim Schließen des Tabs gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4.3 Darstellungseinstellung

Wenn Sie in der Fußzeile die Darstellung (Hell, Dunkel oder System) wählen, speichert Ihr Browser diese Auswahl im lokalen Speicher (localStorage) unter dem Schlüssel ter_theme. Ebenso wird nach Abschluss oder Überspringen der Einführungstour in der App unter ter_tour_done vermerkt, dass die Tour nicht erneut automatisch erscheinen soll. Der Wert enthält keine personenbezogenen Daten, wird nicht an uns übertragen und bleibt gespeichert, bis Sie ihn ändern oder die Websitedaten in Ihrem Browser löschen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion).

4.4 Keine weiteren Cookies

Weitere Cookies, insbesondere Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies, setzen wir nicht.

5. Öffentliche Werkzeuge ohne Kundenkonto

Ohne Kundenkonto können Sie E-Rechnungen prüfen (XRechnung und ZUGFeRD gegen die XML-Schemata und die offiziellen Schematron-Regeln von CEN und KoSIT), E-Rechnungen anzeigen und Rechnungsdaten manuell erfassen, um daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung zu erzeugen.

Daten: die von Ihnen hochgeladenen Dateien bzw. eingegebenen Rechnungsdaten. Diese können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, Anschriften, Kontaktdaten und Bankverbindungen von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger.

Zweck: Ausführung der von Ihnen angeforderten Funktion (Prüfung, Anzeige, Erzeugung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie die Daten für sich selbst verarbeiten lassen; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, Ihnen und anderen Nutzern die angefragte Funktion bereitzustellen.

Empfänger: keine; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unserem Server. Bei diesen Werkzeugen wird kein KI-Dienst eingesetzt.

Speicherdauer: Die Daten werden ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht protokolliert und nach Abschluss der Anfrage verworfen.

6. Kundenkonto

6.1 Registrierung und E-Mail-Bestätigung

Das Kundenkonto steht ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB offen. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Firma und Ihr Passwort. Das Passwort wird nicht im Klartext, sondern nur als Hashwert (Verfahren scrypt) gespeichert. Nach der Registrierung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in); erst nach Bestätigung wird das Konto aktiviert. So stellen wir sicher, dass die angegebene E-Mail-Adresse Ihnen gehört.

6.2 Im Konto gespeicherte Daten

Das Rechnungsarchiv dient der Bearbeitung und dem Versand. Es ist kein Archivsystem im Sinne der GoBD; die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Rechnungen bleibt Ihre Aufgabe.

Zweck: Bereitstellung des Kundenkontos und der vertraglich vereinbarten Funktionen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Für die Daten eingeladener Nutzer zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der vom Kunden gewünschten gemeinsamen Nutzung des Kontos. Für IP-Adresse und Browserkennung der Sitzungen sowie den Zähler fehlgeschlagener Anmeldeversuche Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im Schutz der Konten vor unbefugtem Zugriff.

Empfänger: Hostinger als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 3.1).

Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos (Abschnitt 13). Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind.

6.3 Sicherheitsprotokoll

Sicherheitsrelevante Vorgänge im Konto (z. B. Registrierung, Login, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Änderung oder Zurücksetzung des Passworts, Einladungen, Änderungen der SMTP-Einstellungen, Datenexport, Kontolöschung) protokollieren wir mit Zeitpunkt, betroffenem Konto und IP-Adresse.

Zweck: Erkennung und Aufklärung missbräuchlicher Zugriffe, Schutz Ihres Kontos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Sicherheit der Konten und der Plattform.

Speicherdauer: Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

7. KI-gestützte Rechnungserfassung

Mit Kundenkonto können Sie die Daten einer PDF-Rechnung automatisch erfassen lassen.

7.1 Ablauf

Bei PDF-Dateien wandelt Ihr Browser die Seiten lokal auf Ihrem Gerät in Bilder um und liest den enthaltenen Text aus; Fotos und Scans (z. B. PNG, JPG) werden im Browser verkleinert. Bei Word-, Excel-, OpenDocument-, CSV- oder Textdateien wird die Datei an unseren Server übertragen, dort wird ausschließlich der Textinhalt ausgelesen und die Datei sofort verworfen. Nur die Seitenbilder bzw. der ausgelesene Text werden an unseren Server übertragen und von dort an die Completion-API der Langdock GmbH, Berlin, Deutschland, mit Verarbeitung in der EU-Region weitergeleitet. Das Ergebnis (strukturierte Rechnungsdaten) wird Ihnen zur Prüfung und Bearbeitung angezeigt. Die Original-PDF-Datei wird weder an Langdock übertragen noch auf unserem Server gespeichert; auch die Seitenbilder, der Text und das Ergebnis werden auf unserem Server nicht gespeichert. Gezählt wird lediglich die Anzahl der Erfassungen (Abschnitt 6.2).

7.2 Daten, Zweck und Rechtsgrundlage

Daten: Inhalte der Rechnung, darunter typischerweise Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Steuernummern und Bankverbindungen von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger sowie Rechnungspositionen und Beträge.

Zweck: automatische Erfassung der Rechnungsdaten zur Erstellung einer E-Rechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um Ihre eigenen Daten als Kunde geht. Soweit die Rechnung personenbezogene Daten Ihrer Geschäftspartner enthält, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag (Abschnitt 11).

7.3 Empfänger und Drittlandbezug

Langdock ist als Auftragsverarbeiter für uns tätig; mit Langdock besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Langdock setzt zur Erzeugung des Ergebnisses je nach eingestelltem Modell Sprachmodelle von Anthropic (Claude), OpenAI (GPT) oder Google (Gemini) ein, die nach Angaben von Langdock in der EU-Region betrieben werden – über Amazon Web Services (AWS Bedrock), Microsoft Azure (Azure OpenAI) bzw. Google Cloud (Vertex AI) – oder durch den jeweiligen Modellanbieter. Diese Anbieter sind Unterauftragsverarbeiter von Langdock. Die Modellanbieter verwenden die übermittelten Daten nach Angaben von Langdock nicht zum Training ihrer Modelle.

Soweit dabei Daten in die USA übermittelt oder von Stellen mit Sitz in den USA verarbeitet werden, erfolgt dies nach Angaben von Langdock auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist, im Übrigen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Eine Verwendung der übermittelten Inhalte zum Training von KI-Modellen ist ausgeschlossen, soweit dies vertraglich vereinbart ist.

7.4 Speicherdauer

Auf unserem Server erfolgt keine Speicherung (Abschnitt 7.1). Ob und wie lange Langdock und dessen Unterauftragsverarbeiter Daten vorübergehend vorhalten, richtet sich nach den mit Langdock vereinbarten Bedingungen.

7.5 Verzicht auf die KI-Erfassung

Die KI-Erfassung ist freiwillig. Wenn Sie keine Übermittlung an Langdock wünschen, erfassen Sie die Rechnungsdaten manuell; dabei findet keine Übermittlung an einen KI-Dienst statt.

8. Versand von Rechnungen per E-Mail

Sie können erzeugte E-Rechnungen (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML, ggf. mit einer zusätzlichen Sicht-PDF) direkt aus der Plattform per E-Mail versenden. Dazu binden Sie Ihren eigenen SMTP-Server an. Wir übergeben die Nachricht mit der Rechnung an diesen Server; Absender der E-Mail sind Sie. Der weitere Versand erfolgt durch Ihren E-Mail-Anbieter nach dessen Bedingungen.

Microsoft 365: Statt SMTP können Sie Ihr Microsoft-365-Postfach über die Microsoft-Anmeldung verbinden. Sie melden sich dabei direkt bei Microsoft an; wir erhalten kein Passwort. Mit Ihrer Zustimmung stellt Microsoft uns ein Zugriffstoken mit den Rechten „E-Mails in Ihrem Namen senden“ (Mail.Send), „Grundprofil lesen“ (User.Read, für Name und E-Mail-Adresse) und „Zugriff aufrechterhalten“ (offline_access) aus. Wir speichern ausschließlich das Erneuerungs-Token (Refresh-Token) verschlüsselt (AES-256-GCM) und versenden Rechnungen über die Schnittstelle Microsoft Graph aus Ihrem Postfach; die Nachricht wird dort in „Gesendete Elemente“ abgelegt. Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd.) verarbeitet die Daten dabei als Ihr E-Mail-Anbieter auf Grundlage Ihres Vertrags mit Microsoft. Sie können die Verbindung jederzeit in der App trennen und die Berechtigung zusätzlich in Ihrem Microsoft-Konto widerrufen; beim Trennen und bei Kontolöschung löschen wir das Token sofort.

Versand über to-e-rechnung.de: Alternativ können Sie Rechnungen ohne eigenes Postfach über unseren Versanddienst senden. Die Nachricht trägt Ihren Firmennamen als Absendernamen und eine eigene Absenderadresse auf unserer Versand-Domain (z. B. ihre-firma@versand.to-e-rechnung.de); Antworten Ihrer Kunden gehen an die von Ihnen angegebene Adresse, auf Wunsch erhalten Sie eine Kopie. Für den Versand setzen wir Amazon Simple Email Service der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, als Auftragsverarbeiter ein; verarbeitet wird in der Region Europa (Stockholm). Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft Amazon.com, Inc. (USA) ist nicht auszuschließen; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Meldet der Mailserver eines Empfängers, dass eine Adresse nicht existiert, oder markiert ein Empfänger die E-Mail als Spam, speichern wir die Empfängeradresse, den Grund und den Zeitpunkt, um weitere Zustellversuche an diese Adresse zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: zuverlässige Zustellung und Schutz vor Spam). Diese Einträge löschen wir nach spätestens 24 Monaten.

Echtheitsprüfung: Beim Versand über to-e-rechnung.de enthält jede E-Mail einen zufälligen Prüfcode. Wer diesen Code auf to-e-rechnung.de/echtheit eingibt, sieht Absendername, Versandzeitpunkt, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, die letzten vier Stellen der IBAN sowie die Empfängeradresse in gekürzter Form. Dafür speichern wir diese Angaben zusammen mit dem Prüfcode im Versandprotokoll. Zweck ist der Schutz Ihrer Kunden vor gefälschten Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Prüfcode ist nur dem Empfänger der E-Mail bekannt; Abfragen sind je IP-Adresse begrenzt. Die Angaben werden mit dem Versandprotokoll gelöscht.

Daten: SMTP-Einstellungen (Abschnitt 6.2), Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtentext und Rechnungsdatei.

Zweck: Versand der Rechnung in Ihrem Namen; Nachvollziehbarkeit des Versands über das Versandprotokoll.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Daten Ihrer Geschäftspartner handeln wir in Ihrem Auftrag (Abschnitt 11).

Speicherdauer: Der Nachrichtentext wird nur für die Dauer des Versands verarbeitet und nicht gespeichert. Die Rechnung selbst liegt im Rechnungsarchiv (Abschnitt 6.2). Das Versandprotokoll (nur Metadaten) wird bis zur Löschung des Kontos gespeichert.

9. System-E-Mails

Für E-Mails, die die Plattform selbst versendet (Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen weiterer Nutzer, vertragsbezogene Mitteilungen), nutzen wir den E-Mail-Server von Hostinger mit der Absenderadresse info@to-e-rechnung.de.

Daten: E-Mail-Adresse und Name des Empfängers, Inhalt der Nachricht (z. B. Bestätigungs- oder Einladungslink).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Einladungen gegenüber der eingeladenen Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des einladenden Kunden an der gemeinsamen Kontonutzung).

Empfänger: Hostinger als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer: Bestätigungs-, Einladungs- und Rücksetzlinks sind zeitlich befristet und verlieren danach ihre Gültigkeit. Versendete E-Mails werden im Postfach nur so lange aufbewahrt, wie dies für den Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

10. Zahlungsabwicklung und Buchhaltung

10.1 Stripe

Kostenpflichtige Tarife rechnen wir über Stripe ab: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Stripe stellt den Bezahlvorgang (Checkout), die Abo-Verwaltung und das Kundenportal bereit, in dem Sie Zahlungsmittel, Rechnungen und Kündigungen verwalten.

Daten: die zur Abrechnung erforderlichen Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Name bzw. Firma, Rechnungsanschrift und ggf. USt-IdNr., sowie die Zahlungsdaten, die Sie direkt bei Stripe eingeben. Wir selbst speichern nur Ihre Stripe-Kundennummer, den Abo-Status und den gebuchten Tarif. Kartendaten oder andere Zahlungsmitteldaten erhalten und speichern wir nicht.

Zweck: Abwicklung von Zahlungen und Abonnements, Erstellung von Rechnungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stellung von Stripe: Für die Verarbeitung der Zahlungsdaten, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, ist Stripe eigenständig Verantwortlicher. Stripe übermittelt Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), nach dem Stripe, Inc. zertifiziert ist, ergänzend auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.

10.2 Buchhaltung

Rechnungs- und Zahlungsdaten aus Stripe (Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. USt-IdNr., Rechnungsnummer, Beträge, Zahlungsstatus) werden über den Dienst MiracleSync automatisiert in unsere Buchhaltungssoftware Lexware Office der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, übernommen. Beide Dienste verarbeiten die Daten in unserem Auftrag.

Zweck: ordnungsgemäße Buchführung und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB.

Speicherdauer: Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen, bewahren wir 8 Jahre auf; Handelsbücher, Jahresabschlüsse und sonstige Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 HGB 10 Jahre bzw. 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

11. Rechnungsdaten Ihrer Geschäftspartner (Auftragsverarbeitung)

Wenn Sie als Kunde mit Kundenkonto Rechnungen erfassen, umwandeln, prüfen oder versenden, verarbeiten wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten Ihrer Geschäftspartner und deren Ansprechpartner (z. B. Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Bankverbindungen, Rechnungsinhalte) nicht als Verantwortlicher, sondern als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind insoweit Sie. Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag, der mit der Registrierung geschlossen wird. Ihre Geschäftspartner wenden sich mit Anliegen zu diesen Daten bitte an Sie als Verantwortlichen; wir unterstützen Sie dabei nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

12. Kontaktaufnahme und Support-Chat

Über den Support-Chat und das Hilfe-Center können Sie uns eine Nachricht senden. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Namen, das gewählte Thema, Ihre Nachricht, die Seite, von der aus Sie schreiben, und – wenn Sie angemeldet sind – die Zuordnung zu Ihrem Kundenkonto. Die Anfrage wird in unserer Datenbank gespeichert und per E-Mail an unser Support-Postfach weitergeleitet; Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Die Antworten auf häufige Fragen, die das Widget beim Tippen vorschlägt, werden ausschließlich in Ihrem Browser ermittelt; dafür wird nichts übertragen. Support-Anfragen löschen wir automatisch 24 Monate nach Eingang, Zuordnungen zu einem gelöschten Kundenkonto entfernen wir sofort.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage mit einem Vertrag oder seiner Anbahnung zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, etwa für Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO.

13. Speicherdauer, Kontolöschung und Datenexport

Sie können Ihr Kundenkonto jederzeit im Portal löschen. Mit der Löschung werden Kontodaten, Sitzungen, Firmenstammdaten, SMTP-Einstellungen, Versandprotokoll, Nutzungszähler und die Zugänge weiterer Nutzer sofort gelöscht. Einträge im Sicherheitsprotokoll werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (Abschnitt 10.2) und sperren sie bis dahin für jede andere Verwendung.

Über die Exportfunktion im Portal können Sie die in Ihrem Konto gespeicherten Daten jederzeit in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (JSON) herunterladen (Art. 20 DSGVO).

14. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur an die in dieser Erklärung genannten Empfänger weiter: Hostinger (Hosting, Datenbank, System-E-Mails), Langdock und dessen Unterauftragsverarbeiter (KI-Erfassung), Amazon Web Services (Versand über to-e-rechnung.de), Stripe (Zahlungsabwicklung), MiracleSync und Haufe-Lexware (Buchhaltung) sowie – beim E-Mail-Versand – Ihren eigenen E-Mail-Server bzw. Microsoft. Darüber hinaus übermitteln wir Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa gegenüber Finanzbehörden.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur in den in Abschnitt 7.3 (KI-Erfassung) und 10.1 (Stripe) beschriebenen Fällen und nur unter den dort genannten Garantien statt.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung der öffentlichen Werkzeuge erfordert nur die Daten, die Sie zur jeweiligen Funktion hochladen oder eingeben. Für ein Kundenkonto sind E-Mail-Adresse, Name, Firma und Passwort erforderlich; ohne diese Angaben können wir kein Konto einrichten. Für kostenpflichtige Tarife sind zusätzlich die Abrechnungs- und Zahlungsdaten erforderlich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO ein. Die Ergebnisse der KI-Erfassung und der technischen Prüfung sind Vorschläge bzw. Hinweise, über deren Verwendung Sie selbst entscheiden.

17. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@to-e-rechnung.de.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist formfrei möglich und sollte an info@to-e-rechnung.de gerichtet werden.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.