Eine E-Rechnung sieht man nicht wie ein Blatt Papier an. Ihr Kern ist eine XML-Datei, und die kann technisch fehlerhaft sein, auch wenn das mitgelieferte PDF tadellos wirkt. Deshalb lohnt es sich, jede E-Rechnung zu prüfen: als Aussteller vor dem Versand, als Empfänger vor der Buchung. Dieser Beitrag erklärt, was eine Validierung leistet, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD prüfen und wie Sie Fehler nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 einordnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung zu prüfen heißt: Format, Geschäftsregeln und steuerlichen Inhalt kontrollieren.
- Eine Validierung ist keine gesetzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Das BMF empfiehlt sie aber ausdrücklich.
- Formatfehler führen dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt, sondern eine sonstige Rechnung.
- Geschäftsregelfehler sind umsatzsteuerlich nur schädlich, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist.
- Eine Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung. Ein falscher Steuersatz kann auch eine technisch fehlerfreie Datei enthalten.
E-Rechnung prüfen: Was genau wird kontrolliert?
Eine vollständige Prüfung umfasst drei Ebenen. Die ersten beiden lassen sich automatisieren, die dritte erfordert teilweise Fachwissen über den konkreten Geschäftsvorfall.
| Ebene | Frage | Beispiel für einen Fehler |
|---|---|---|
| Format (Syntax) | Entspricht die Datei technisch dem Format XRechnung oder ZUGFeRD? | Pflichtelement an falscher Stelle, ungültige XML-Struktur |
| Geschäftsregeln | Passen die Daten logisch zusammen und sind Pflichtfelder der Norm befüllt? | Summe der Positionen stimmt nicht mit dem Nettobetrag überein |
| Inhalt | Sind die umsatzsteuerlichen Angaben vollständig und richtig? | Falscher Steuersatz, fehlende USt-IdNr., falsche Anschrift |
Ist eine Validierung Pflicht?
Nein. Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung klar, dass eine Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung ist. Gleichzeitig nennt es die Validierung sinnvoll und empfiehlt, sie bereits bei Erstellung und Versand durchzuführen.
Für Empfänger hat die Prüfung einen weiteren Vorteil. Nach der Verwaltungsauffassung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass darf sich ein Unternehmer, der die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, auf das technische Validierungsergebnis zu Format und Geschäftsregeln verlassen. Die Aufbewahrung des Prüfberichts wird empfohlen. Die Pflicht, die Rechnung inhaltlich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, bleibt davon unberührt.
So läuft die technische Prüfung ab
Ein Validator prüft eine E-Rechnung in mehreren Stufen. Der Validator von to-e-rechnung.de arbeitet in vier Stufen.
Stufe 1: XSD-Schema
Zuerst wird geprüft, ob die XML-Datei dem Schema (XSD) der jeweiligen Syntax entspricht. Bei XRechnung ist das UBL oder UN/CEFACT CII, bei ZUGFeRD die CII-Syntax. Hier fallen grundlegende Strukturfehler auf, etwa falsch benannte oder falsch verschachtelte Elemente. Scheitert eine Datei an dieser Stufe, liegt in der Regel ein Formatfehler vor.
Stufe 2: Geschäftsregeln der EN 16931
Die europäische Norm EN 16931 definiert Geschäftsregeln, die logische Abhängigkeiten zwischen den Daten prüfen. Der Validator nutzt dafür die offiziellen Validierungsartefakte des CEN in der Version 1.3.x. Die Regeln beginnen meist mit dem Kürzel „BR-“. Typische Prüfungen sind:
- Sind Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Verkäufername vorhanden?
- Ergibt die Summe der Positionsbeträge den Gesamtnettobetrag?
- Passt der Steuerbetrag zur Bemessungsgrundlage und zum Steuersatz?
- Ist bei einer Steuerbefreiung ein Befreiungsgrund angegeben?
Stufe 3: XRechnung-Regeln der KoSIT
XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ergänzt eigene nationale Regeln, erkennbar am Kürzel „BR-DE-“. Sie verlangen zum Beispiel die Käuferreferenz im Feld BT-10, in der bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID steht. Für ZUGFeRD-Rechnungen an Geschäftskunden sind diese Regeln in der Regel nicht maßgeblich.
Stufe 4: Umsatzsteuerliche Hinweise
Zum Schluss gibt der Validator Hinweise zu umsatzsteuerlich relevanten Angaben. Denn eine Datei kann alle technischen Regeln erfüllen und trotzdem eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG vermissen lassen. Diese Stufe ersetzt aber keine abschließende Beurteilung des Einzelfalls. Welche Angaben genau gefordert sind, zeigt unsere Checkliste zu den Pflichtangaben.
Formatfehler oder Geschäftsregelfehler? Einordnung nach BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das BMF den Umsatzsteuer-Anwendungserlass ergänzt und die Fehlerarten klar abgegrenzt.
Formatfehler liegen vor, wenn eine Rechnungsdatei die zulässigen Syntaxen oder deren technische Vorgaben nicht erfüllt. Bei einem vereinbarten anderen Format liegt ein Formatfehler auch vor, wenn sich die Angaben nicht richtig und vollständig extrahieren lassen. Auf die Art des Formatfehlers kommt es nicht an.
Geschäftsregelfehler sind Verstöße gegen die formatspezifischen Regeln, mit denen logische Abhängigkeiten und die Vollständigkeit der Daten geprüft werden. Das BMF nennt als Beispiele ein fehlendes Pflichtfeld wie BT-10 „Buyer reference“ und einen Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt.
| Fehlerart | Umsatzsteuerliche Folge |
|---|---|
| Formatfehler | Die Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. |
| Geschäftsregelfehler bei einer Pflichtangabe | Inhaltlicher Fehler: Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß und sollte berichtigt werden. |
| Geschäftsregelfehler bei anderen Angaben | Umsatzsteuerlich unbeachtlich, zum Beispiel ein fehlendes BT-10 im B2B-Bereich. |
Wichtig für die Praxis: Wo eine E-Rechnung geschuldet ist, ersetzt eine Datei mit Formatfehler diese nicht. Für den Vorsteuerabzug kann dann eine Berichtigung nötig werden. Während der Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 ist eine sonstige Rechnung zwar grundsätzlich zulässig. Ist sie elektronisch, setzt das aber die Zustimmung des Empfängers voraus.
Umgekehrt kann eine Rechnung auch ohne jede Fehlermeldung inhaltlich falsch sein, etwa wenn ein falscher Steuersatz angewendet wurde. Der Validator erkennt dann nur, dass die Rechnung in sich stimmig ist, nicht aber, ob der Steuersatz für die Leistung richtig ist.
Besonderheit bei ZUGFeRD: Das PDF ist nicht maßgeblich
Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zwei Darstellungen derselben Rechnung: das sichtbare PDF und die eingebettete XML-Datei. Früher galt bei Abweichungen der Bildteil. Mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich das umgekehrt. Heute sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend, und ein Vorsteuerabzug ist nur aus diesem Teil möglich.
Für die Prüfung bedeutet das: Ein Blick auf das PDF reicht nicht. Sie müssen sich die XML-Daten anzeigen lassen und dort die Angaben kontrollieren. Weicht das PDF in Rechnungsangaben von der XML ab, kann es nach Verwaltungsauffassung sogar eine weitere Rechnung darstellen. Kleinere technisch bedingte Unterschiede, etwa Rundungsdifferenzen oder eine gekürzte Leistungsbeschreibung in der Ansicht, werden dagegen nicht beanstandet.
Checkliste: E-Rechnung prüfen als Empfänger
Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten, gehen Sie am besten so vor:
- Datei validieren und den Prüfbericht zusammen mit der Rechnung ablegen.
- Inhalt lesbar machen: Bei XRechnung gibt es kein PDF. Nutzen Sie einen Viewer, um die XML-Daten anzuzeigen. Bei ZUGFeRD sollten Sie ebenfalls die XML-Daten ansehen, denn sie sind maßgeblich.
- Pflichtangaben kontrollieren: Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
- Sachlich prüfen: Wurde die Leistung so bestellt und erbracht? Stimmen Preise und Mengen?
- Bei Fehlern reagieren: Fordern Sie beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung an.
- Archivieren: Bewahren Sie mindestens den strukturierten Teil unverändert auf.
Mehr zum Eingangsprozess lesen Sie im Beitrag E-Rechnung empfangen.
Checkliste: E-Rechnung prüfen als Aussteller
Auch als Rechnungssteller sollten Sie jede Datei vor dem Versand prüfen. Das vermeidet Rückfragen und Ablehnungen, gerade bei öffentlichen Auftraggebern. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes etwa prüft eingehende Rechnungen automatisiert auf formale Fehlerfreiheit und lehnt fehlerhafte Rechnungen ab (§ 4 ERechV).
- Validieren Sie jede Rechnung, nicht nur die erste aus einer neuen Vorlage.
- Achten Sie auf exakte Rundung: Rechenfehler sind die häufigste Ursache für Geschäftsregelfehler.
- Prüfen Sie bei ZUGFeRD, ob PDF-Ansicht und XML dieselben Werte enthalten.
- Wählen Sie für Behörden XRechnung und tragen Sie die korrekte Leitweg-ID ein.
Konkrete Lösungen für häufige Meldungen finden Sie im Beitrag Fehler in E-Rechnungen beheben.
Was tun, wenn die Prüfung Fehler meldet?
Unterscheiden Sie zuerst die Fehlerart. Ein Formatfehler ist meist ein Problem der erzeugenden Software und lässt sich nur durch eine neu erstellte Datei beheben. Bei einem Geschäftsregelfehler zeigt die Meldung in der Regel das betroffene Feld an. Prüfen Sie dann, ob es sich um eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe handelt.
Muss eine Rechnung berichtigt werden, gilt § 31 Abs. 5 UStDV. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss nach Auffassung des BMF auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Während der Übergangsfristen kann eine Berichtigung auch ohne E-Rechnung vorgenommen werden.
So hilft to-e-rechnung.de
Mit dem Validator prüfen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien kostenlos und ohne Konto. Er prüft in vier Stufen: XSD-Schema, EN-16931-Geschäftsregeln, XRechnung-Regeln der KoSIT und umsatzsteuerliche Hinweise. Gefundene Fehler ordnet er nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 als Format- oder Geschäftsregelfehler ein. Mit der Anzeige machen Sie den Inhalt einer E-Rechnung lesbar. Wenn Sie selbst E-Rechnungen erstellen möchten, hilft der Konverter.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist die Validierung einer E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Laut BMF ist eine Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie wird aber ausdrücklich empfohlen, weil sie fehlende oder unlogische Angaben aufdeckt.
Was ist der Unterschied zwischen Formatfehler und Geschäftsregelfehler?
Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei die zulässige Syntax oder deren technische Vorgaben nicht erfüllt. Ein Geschäftsregelfehler betrifft logische Abhängigkeiten der Daten, etwa ein fehlendes Pflichtfeld oder einen Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt.
Ist eine E-Rechnung mit Geschäftsregelfehler ungültig?
Nicht automatisch. Nach Verwaltungsauffassung ist ein Geschäftsregelfehler umsatzsteuerlich nur relevant, wenn er eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft. Fehler bei anderen Angaben sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.
Sollte ich den Prüfbericht aufbewahren?
Das ist sinnvoll. Die Finanzverwaltung empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren. Wer die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, darf sich auf das technische Ergebnis zu Format und Geschäftsregeln verlassen.