E-Rechnung Fehler: Häufige Prüfmeldungen verstehen und beheben

Wer eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei prüft, bekommt oft einen Bericht voller Kürzel: BR-CO-25, BR-DE-15, BR-S-08. Für Nicht-Techniker ist das schwer zu lesen. Dabei sind die meisten E-Rechnung Fehler schnell erklärt und mit wenigen Handgriffen behoben.

Dieser Beitrag übersetzt die häufigsten Meldungen in verständliche Sprache. Er erklärt auch, welche Fehler steuerlich wirklich zählen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet hier erstmals klar zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern.

Das Wichtigste in Kürze

• Formatfehler verletzen die technische Struktur der Datei. Die Datei ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler sind Verstöße gegen logische Prüfregeln, etwa ein leeres Pflichtfeld oder falsche Summen. Die Datei bleibt eine E-Rechnung.
• Steuerlich entscheidend ist, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig sind.
• Regeln mit „BR-DE“ stammen aus der deutschen XRechnung, Regeln mit „BR-“ oder „BR-CO-“ aus der europäischen Norm EN 16931.
• Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand und bewahren Sie den Prüfbericht auf, wie es das BMF empfiehlt.

Formatfehler oder Geschäftsregelfehler: die BMF-Sicht

Seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gibt es eine klare Einteilung. Sie ist wichtig, weil die Folgen sehr unterschiedlich sind.

Was das für Sie bedeutet

Ein Formatfehler ist der schwerwiegendste Fall. Im B2B-Pflichtbereich haben Sie dann keine E-Rechnung ausgestellt. Die Rechnung muss korrigiert und neu erstellt werden.

Ein Geschäftsregelfehler kann, muss aber nicht steuerlich relevant sein. Das BMF nennt als Beispiel ein fehlendes Feld „Buyer reference“ (BT-10). Dieses Feld ist umsatzsteuerlich unbeachtlich. Stimmen dagegen Steuerbeträge nicht, ist meist auch eine Pflichtangabe betroffen.

Umgekehrt gilt: Eine fehlerfreie Validierung beweist nicht, dass die Rechnung inhaltlich stimmt. Ein falscher Steuersatz fällt keiner Prüfregel auf. Der Empfänger darf sich bei kaufmännischer Sorgfalt aber auf das technische Prüfergebnis zu Format und Geschäftsregeln verlassen. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Woher die Fehlercodes kommen

Eine E-Rechnung wird in zwei Stufen geprüft:

1. Schema-Prüfung (XSD): Stimmt der technische Aufbau der XML-Datei? Hier entstehen Formatfehler.
2. Schematron-Prüfung: Werden die Geschäftsregeln eingehalten? Hier entstehen die Meldungen mit „BR-“.

Die Regeln stammen aus zwei Quellen:

• EN 16931: Die europäische Norm definiert Regeln wie BR-01, BR-02 usw. (Pflichtfelder), BR-CO-… (Konsistenz und Berechnungen) und BR-S-… (Regelsteuersatz). Die offiziellen Prüfdateien pflegt das Normungsgremium CEN TC 434.
• XRechnung (CIUS Deutschland): Die KoSIT ergänzt nationale Regeln mit dem Präfix BR-DE. Sie gelten für XRechnungen und für ZUGFeRD-Dateien im Profil XRECHNUNG.

Die Regeln werden regelmäßig aktualisiert. Je nach Version und Prüfwerkzeug können deshalb unterschiedliche Meldungen erscheinen. Auch die KoSIT weist auf diesen Effekt hin.

Die häufigsten E-Rechnung Fehler und ihre Lösung

BR-CO-25: Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen fehlen

Bedeutung: Ist der Zahlbetrag (BT-115) positiv, muss die Rechnung ein Fälligkeitsdatum (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20) enthalten.

Lösung: Tragen Sie ein Fälligkeitsdatum ein oder einen Text wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.

Hinweis: Je nach Prüfwerkzeug und Version der Prüfregeln wird BR-CO-25 unterschiedlich behandelt. Die Prüfung auf to-e-rechnung.de meldet die Regel als Fehler. Unabhängig davon ist eine klare Fälligkeit für Ihre Kunden sinnvoll – und eine Angabe zu den Zahlungsbedingungen beseitigt die Meldung in jedem Fall.

BR-CO-27 und BR-61: Kontoverbindung fehlt

Bedeutung: Wer als Zahlungsart Überweisung angibt (z. B. Code 58 für SEPA-Überweisung), muss eine Kontokennung angeben (BT-84), in der Regel die IBAN. BR-61 ist die zugehörige Pflichtregel der EN 16931. BR-CO-27 verlangte, dass die Kontokennung als IBAN oder als proprietäre Kennung angegeben wird. Je nach Prüfwerkzeug erscheint diese Prüfung für das CII-Format auch unter einer syntaxbezogenen Regel-ID. Die Prüfung auf to-e-rechnung.de meldet eine fehlende IBAN bei Überweisung als BR-CO-27.

Lösung: IBAN im Feld für die Kontokennung eintragen. Bei SEPA-Überweisungen prüft die XRechnung zusätzlich, ob die IBAN formal korrekt ist (BR-DE-19, als Warnung).

BR-DE-1: Zahlungsanweisungen fehlen

Bedeutung: Eine XRechnung muss die Gruppe „Payment instructions“ (BG-16) enthalten. Es fehlt also jede Angabe zur Zahlungsart.

Lösung: Zahlungsart angeben, etwa Überweisung mit IBAN oder Lastschrift. Passen Code und Angaben nicht zusammen, folgen meist BR-DE-23 bis BR-DE-25. Diese Regeln legen fest, welche Daten zu Überweisung, Karte oder Lastschrift gehören.

BR-DE-2 und BR-DE-5 bis BR-DE-7: Verkäuferkontakt fehlt

Bedeutung: Die XRechnung verlangt einen Ansprechpartner beim Verkäufer (BG-6). Dazu gehören Name oder Stelle (BT-41), Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43).

Lösung: Kontaktdaten vollständig hinterlegen. Die Telefonnummer sollte mindestens drei Ziffern enthalten (BR-DE-27), die E-Mail-Adresse ein gültiges Format haben (BR-DE-28).

BR-DE-15: Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID fehlt

Bedeutung: Das Feld „Buyer reference“ (BT-10) ist in der XRechnung Pflicht.

Lösung: Bei Behörden gehört hier die Leitweg-ID hinein. Ohne sie kann die Rechnung in der Verwaltung meist nicht zugestellt werden. Bei Unternehmen tragen Sie die vom Kunden gewünschte Referenz ein, etwa eine Bestellnummer. Liegt keine vor, vereinbaren Sie mit dem Kunden einen sinnvollen Wert. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Leitweg-ID.

Umsatzsteuerlich ist ein fehlendes BT-10 nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unbeachtlich. Der Empfänger kann die Rechnung technisch aber trotzdem zurückweisen.

BR-DE-TMP-32: Liefer- oder Leistungsdatum fehlt

Bedeutung: Die Rechnung sollte ein Lieferdatum (BT-72), einen Abrechnungszeitraum (BG-14) oder Zeiträume je Position (BG-26) enthalten. Die KoSIT führt die Regel derzeit nur als Information, nicht als Fehler.

Lösung: Trotzdem ausfüllen. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Fehlt er, liegt ein Inhaltsfehler vor, auch wenn der Validator nur einen Hinweis zeigt. Welche Angaben eine Rechnung braucht, zeigt unser Überblick zu den Pflichtangaben.

BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15 und BR-CO-16: Summen stimmen nicht

Bedeutung: Diese Regeln prüfen die Rechenlogik:

• BR-CO-10: Summe der Positionsnettobeträge (BT-106) = Summe aller Positionen (BT-131).
• BR-CO-13: Gesamtnetto (BT-109) = Positionssumme − Nachlässe + Zuschläge auf Belegebene.
• BR-CO-15: Gesamtbrutto (BT-112) = Gesamtnetto (BT-109) + Umsatzsteuer (BT-110).
• BR-CO-16: Zahlbetrag (BT-115) = Brutto − bereits gezahlt + Rundung.

Lösung: Meist liegt es an Rundungen pro Position, an vergessenen Rabatten oder an Abschlagszahlungen. Rechnen Sie die Beträge auf zwei Nachkommastellen genau nach.

BR-S-08 und BR-S-09: Steueraufschlüsselung passt nicht

Bedeutung: Für jeden Steuersatz mit Kategorie „S“ (Regelsteuersatz) gilt:

• BR-S-08: Die Bemessungsgrundlage (BT-116) muss der Summe der zugehörigen Positionen, Zuschläge und Nachlässe entsprechen.
• BR-S-09: Der Steuerbetrag (BT-117) muss der Bemessungsgrundlage mal Steuersatz entsprechen.

Lösung: Je Steuersatz eine eigene Aufschlüsselung bilden, zum Beispiel 19 % und 7 % getrennt. Den Steuerbetrag auf Basis der Summe berechnen, nicht als Summe gerundeter Einzelsteuern.

BR-DE-16 und BR-CO-26: Steuernummer oder Kennung fehlt

Bedeutung: Werden Steuerkategorien wie S, Z oder E verwendet, braucht die XRechnung die USt-IdNr. (BT-31) oder die Steuernummer (BT-32) des Verkäufers. BR-CO-26 verlangt allgemein eine Kennung, über die der Käufer den Lieferanten erkennen kann.

Lösung: USt-IdNr. oder Steuernummer in die Verkäuferdaten aufnehmen.

So gehen Sie bei einer Fehlermeldung vor

1. Schweregrad lesen: Validatoren unterscheiden meist zwischen Fehler (error/fatal), Warnung und Information. Nur echte Fehler machen die Datei technisch ungültig.
2. Regel-ID nachschlagen: Die ID verrät, welches Feld (BT-…) oder welche Gruppe (BG-…) betroffen ist.
3. In der Quelle korrigieren: Ändern Sie die Daten in Ihrer Rechnungssoftware, nicht in der XML-Datei von Hand.
4. Neu erzeugen und erneut prüfen.
5. Bei bereits versandten Rechnungen: Mit dem Empfänger klären, ob eine Korrektur oder eine neue Rechnung nötig ist. Bei fehlerhaften Pflichtangaben ist eine Berichtigung erforderlich.

Wie eine vollständige Prüfung abläuft, beschreibt unser Beitrag E-Rechnung prüfen.

So hilft to-e-rechnung.de

Mit dem Validator von to-e-rechnung.de prüfen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien kostenlos und ohne Konto. Der Bericht ordnet jede Meldung als Formatfehler, Geschäftsregelfehler oder Hinweis ein und zeigt, ob voraussichtlich eine Pflichtangabe betroffen ist. Wenn Sie Rechnungen per KI aus PDF, Bild oder Office-Datei umwandeln, wird das Ergebnis ebenfalls geprüft. Kontrollieren Sie es vor dem Versand trotzdem selbst. Eine technische Prüfung ersetzt nicht die inhaltliche Kontrolle von Steuersatz, Leistung und Beträgen. Den Prüfbericht sichern Sie bitte selbst, etwa über die Druckfunktion als PDF, denn to-e-rechnung.de bewahrt keine Rechnungsdateien auf.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.