Leitweg-ID: Was sie ist, wann Sie sie brauchen, wo Sie sie finden

Wer für eine Behörde arbeitet, stößt bei der Rechnungsstellung schnell auf einen Begriff: die Leitweg-ID. Ohne sie kommt eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber oft gar nicht an. Gleichzeitig herrscht viel Unsicherheit. Braucht jedes Unternehmen jetzt eine Leitweg-ID? Wo bekommt man sie? Dieser Beitrag erklärt, was die Leitweg-ID ist, wann Sie sie brauchen, wie sie aufgebaut ist und wo sie in der E-Rechnung steht.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Leitweg-ID ist die Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers. Sie sorgt dafür, dass eine E-Rechnung bei der richtigen Stelle landet.
• Sie brauchen sie nur für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Zwischen Unternehmen ist sie nicht erforderlich.
• Die ID bekommen Sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Eine eigene Leitweg-ID benötigen Rechnungssteller nicht.
• Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer.
• In der XRechnung steht sie im Feld BT-10 „Buyer reference“.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine elektronische Rechnung an eine bestimmte Stelle der öffentlichen Verwaltung adressiert wird. Bund und Länder haben sich auf eine einheitliche Systematik geeinigt. Das Format beschreibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in der Leitweg-ID Format-Spezifikation, aktuell in der Version 2.0.2.

Die ID ermöglicht es, eine Rechnung über eine Rechnungseingangsplattform an die nachgelagerten Systeme der zuständigen Behörde weiterzuleiten. Eine Behörde kann dabei mehrere Leitweg-IDs haben, etwa für verschiedene Abteilungen oder Bearbeitungsstellen.

Wichtig: Die Leitweg-ID bezeichnet immer den Empfänger, nie den Absender.

Wann brauchen Sie eine Leitweg-ID?

Rechnungen an Behörden des Bundes

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie verpflichtet Rechnungssteller, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Grundsätzlich ist der Standard XRechnung zu verwenden (§ 4 ERechV). Die Übermittlung erfolgt über ein Verwaltungsportal des Bundes, für das Sie sich vorher registrieren müssen.

Nach § 5 ERechV muss eine solche E-Rechnung zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten:

1. die Leitweg-ID,
2. die Bankverbindung,
3. die Zahlungsbedingungen,
4. die E-Mail-Adresse oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers,
5. die Lieferantennummer und
6. die Bestellnummer, beide jedoch nur, wenn sie Ihnen bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.

Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro (§ 3 ERechV).

Rechnungen an Länder und Kommunen

Die Bundesländer setzen die europäischen Vorgaben zur E-Rechnung in eigener Zuständigkeit um. Viele Länder und Kommunen nutzen ebenfalls die Leitweg-ID. Die Regeln, Schwellenwerte und Portale können sich aber unterscheiden. Erkundigen Sie sich deshalb bei Ihrem Auftraggeber, welche Vorgaben gelten.

Rechnungen zwischen Unternehmen

Für E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) wird keine Leitweg-ID benötigt. Das bestätigen sowohl das Bundesfinanzministerium als auch die Informationsseite des Bundes zur E-Rechnung.

Manche Formate verlangen trotzdem einen Eintrag im Feld BT-10, etwa XRechnung. Laut BMF genügt im B2B-Bereich umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“. Ihr Kunde kann Ihnen aber einen eigenen Bezeichner nennen, zum Beispiel eine Lieferantennummer, damit er die Rechnung intern leichter zuordnen kann. Mehr zur Formatwahl im B2B-Bereich lesen Sie im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?.

Aufbau der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen, die durch Bindestriche getrennt sind. Die Format-Spezifikation nennt dieses Beispiel:

04011000-1234512345-06

Insgesamt ist eine Leitweg-ID zwischen 5 und 46 Zeichen lang.

Grobadressierung

Die Grobadressierung orientiert sich am amtlichen Regionalschlüssel. Die ersten beiden Ziffern bezeichnen das Bundesland (01 bis 16) oder den Bund (99). Danach können Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde folgen.

Bei Bundesbehörden zeigen die ersten Ziffern, wie die Rechnung empfangen wird:

• 991: unmittelbare Bundesverwaltung oder Verfassungsorgan, Empfang über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE,
• 992: mittelbare Bundesverwaltung, Empfang über die OZG-RE,
• 993: mittelbare Bundesverwaltung mit eigener Empfangslösung.

Feinadressierung

Die Feinadressierung ist optional und wird von Bund und Ländern jeweils nach eigenem System vergeben. Sie leitet die Rechnung innerhalb einer Behörde an die zuständige Stelle weiter.

Prüfziffer

Die zweistellige Prüfziffer wird nach dem Verfahren Modulo 97-10 (ISO/IEC 7064) berechnet, das auch bei der IBAN zum Einsatz kommt. Sie erkennt Tippfehler, aber nicht, ob Sie die ID einer falschen Behörde verwenden.

So funktioniert die Berechnung am Beispiel der Spezifikation:

1. Grob- und Feinadressierung werden ohne Bindestriche aneinandergehängt: 040110001234512345. Buchstaben in der Feinadressierung würden dabei durch Zahlen ersetzt (A = 10, B = 11 bis Z = 35).
2. Zwei Nullen werden angehängt: 04011000123451234500.
3. Diese Zahl wird durch 97 geteilt. Der Rest beträgt 92.
4. Die Prüfziffer ergibt sich aus 98 minus Rest, hier also 06.

Zur Kontrolle teilen Sie die vollständige Ziffernfolge einschließlich Prüfziffer durch 97. Bleibt ein Rest von 1, ist die Leitweg-ID syntaktisch gültig. Sie müssen diese Rechnung im Alltag nicht selbst durchführen. Es hilft aber zu verstehen, warum eine Plattform eine ID schon wegen eines einzigen Zahlendrehers ablehnt.

Die Spezifikation empfiehlt außerdem, die Feinadressierung mit einem Buchstaben beginnen zu lassen. Der Grund: Die Bindestriche fließen nicht in die Prüfziffer ein. Ein verrutschter Bindestrich zwischen Grob- und Feinadressierung würde sonst nicht zuverlässig erkannt.

Wo finden Sie die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID wird in der Regel mit dem Auftrag übermittelt. Prüfen Sie diese Stellen:

• Bestellung oder Auftragsschreiben,
• Vertrag oder Vergabeunterlagen,
• Rechnungshinweise auf der Website der Behörde.

Ein zentrales, bundesweites Verzeichnis aller Leitweg-IDs gibt es nicht, weil Bund und Länder die IDs selbst vergeben. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes bietet zwar ein Verzeichnis der angebundenen Leitweg-IDs. Die Informationsseite des Bundes empfiehlt aber ausdrücklich, ausschließlich die bei der Auftragserteilung genannte ID zu verwenden. Hat eine Behörde mehrere IDs, landet die Rechnung sonst womöglich bei der falschen Stelle.

Fehlt die Leitweg-ID, fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner in der Behörde nach, bevor Sie die Rechnung erstellen.

Rechnung an eine Behörde: so gehen Sie vor

Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, hilft diese Reihenfolge:

1. Vorgaben klären: Fragen Sie, welches Format und welcher Übertragungsweg erwartet werden. Beim Bund ist das in der Regel XRechnung über die Rechnungseingangsplattform.
2. Leitweg-ID notieren: Übernehmen Sie die ID aus dem Auftrag ohne Leerzeichen und mit den Bindestrichen an der richtigen Stelle.
3. Zusatzangaben sammeln: Halten Sie Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls Lieferanten- und Bestellnummer bereit.
4. Registrieren: Legen Sie rechtzeitig ein Konto auf dem Portal an, über das der Auftraggeber Rechnungen empfängt.
5. Rechnung erstellen und prüfen: Validieren Sie die XRechnung vor dem Versand, damit sie nicht abgelehnt wird.

Wo steht die Leitweg-ID in der E-Rechnung?

In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld BT-10 „Buyer reference“ (Käuferreferenz). In der UBL-Syntax heißt das Element cbc:BuyerReference, in der CII-Syntax ram:BuyerReference.

Die XRechnung-Regeln der KoSIT verlangen, dass BT-10 befüllt ist. Fehlt das Feld, meldet eine Validierung einen Geschäftsregelfehler. Bei einer Rechnung zwischen Unternehmen ist dieser Fehler umsatzsteuerlich unbeachtlich, bei einer Behördenrechnung führt er in der Regel zur Ablehnung. Wie Sie das prüfen, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung prüfen.

Im Peppol-Netzwerk ist das Schema der Leitweg-ID unter dem Code 0204 registriert. Die konkrete Peppol-ID eines Empfängers muss aber nicht mit seiner Leitweg-ID übereinstimmen.

Häufige Fehler mit der Leitweg-ID

Die Informationsseite des Bundes nennt typische Ursachen für die Meldung, eine Leitweg-ID sei nicht valide:

• Bindestriche an falscher Stelle: Die Bindestriche gehören nur vor die Feinadressierung und vor die Prüfziffer.
• Leerzeichen vor oder hinter der ID, etwa durch Kopieren aus einer E-Mail.
• Falsche ID: eine ID aus einem früheren Auftrag oder einer anderen Abteilung.
• Eigene Kennung statt Empfänger-ID: Die Leitweg-ID gehört immer zum Auftraggeber.

Findet sich kein Eingabefehler, klären Sie die Frage mit Ihrem Auftraggeber. Bei Bundesbehörden kann der Auftraggeber das Problem an das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) weitergeben, das für die Vergabe der Leitweg-IDs des Bundes zuständig ist.

So hilft to-e-rechnung.de

Wenn Sie eine Rechnung an eine Behörde mit dem Konverter in eine XRechnung umwandeln, fragt das System nach der Leitweg-ID, falls sie in Ihrer Vorlage fehlt. Die fertige Datei wird vor dem Download gegen XSD, die CEN-Regeln der EN 16931 und die XRechnung-Regeln der KoSIT geprüft, die auch das Feld BT-10 umfassen. Erhaltene oder selbst erstellte Dateien können Sie zudem kostenlos und ohne Konto validieren. Welche weiteren Angaben eine Rechnung braucht, zeigt unsere Checkliste zu den Pflichtangaben.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.