Wer E-Rechnungen ausstellt, steht früher oder später vor der Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes, beide basieren auf derselben europäischen Norm. Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt vor allem im Aufbau – und damit in der Frage, wer Ihre Rechnungen wie weiterverarbeitet.
Dieser Beitrag erklärt beide Formate, zeigt die wichtigsten Unterschiede in einer Tabelle und gibt Ihnen eine praktische Entscheidungshilfe an die Hand.
Das Wichtigste in Kürze
- Gemeinsame Basis: XRechnung und ZUGFeRD setzen beide die europäische Norm EN 16931 um und sind als E-Rechnung zulässig.
- XRechnung: reines XML-Format, herausgegeben von der KoSIT, Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD: hybrides Format aus PDF/A-3 und eingebetteter XML, herausgegeben vom FeRD, international als Factur-X bekannt.
- Achtung bei Profilen: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind keine E-Rechnung im Sinne des UStG.
- Faustregel: Für Behörden in der Regel XRechnung, für Geschäftskunden mit gemischter Infrastruktur häufig ZUGFeRD. Entscheidend sind die Vorgaben Ihrer Kunden.
Die Gemeinsamkeiten: EN 16931 als Fundament
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein.
Laut Bundesfinanzministerium erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) diese Voraussetzungen. Beide Formate beruhen auf demselben semantischen Datenmodell. Eine Rechnungsnummer heißt in beiden Fällen „BT-1", der Gesamtbetrag „BT-112". Deshalb lassen sich die Daten beider Formate gleichermaßen maschinell verarbeiten.
XRechnung: das reine Datenformat
Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Sie ist der maßgebliche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
Wichtige Merkmale:
- Reines XML: Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne eingebettete PDF. Menschen brauchen einen Viewer, um sie zu lesen.
- Zwei Syntaxen: Die XRechnung kann in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII erstellt werden.
- Strenge Vorgaben: Die XRechnung konkretisiert die EN 16931 für Deutschland und legt zusätzliche Regeln fest. Ein Beispiel ist das Feld BT-10 (Buyer reference), das bei Rechnungen an Behörden die Leitweg-ID aufnimmt.
- Aktuelle Version: Seit dem 1. Februar 2024 gilt die Versionslinie XRechnung 3.0. Laut KoSIT bleibt sie mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 wurde im September 2026 veröffentlicht.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Das BMF stellt klar, dass umsatzsteuerlich bereits ein Platzhalter wie „-" im Feld BT-10 ausreicht, wenn das Format dort eine Angabe verlangt. Mehr dazu im Beitrag Leitweg-ID: Was sie ist und wann Sie sie brauchen.
ZUGFeRD: das hybride Format
ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, das zur Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gehört. Das Format ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Die aktuelle Version laut FeRD ist ZUGFeRD 2.5.2 vom August 2026.
Wichtige Merkmale:
- Zwei in einem: ZUGFeRD ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Menschen lesen die PDF, Software verarbeitet die XML.
- Syntax: Die eingebettete XML nutzt die Syntax UN/CEFACT CII.
- Profile: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang.
Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
| Profil | Inhalt | E-Rechnung nach UStG? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur wenige Kopfdaten, keine Positionen | Nein |
| BASIC-WL | Kopfdaten ohne Rechnungspositionen | Nein |
| BASIC | Kerndaten mit einfachen Positionen | Ja |
| EN 16931 | Vollständige Abbildung der Norm | Ja |
| EXTENDED | Erweiterungen für komplexe Fälle | Ja |
| XRECHNUNG | Abbildung der XRechnungs-Vorgaben | Ja |
Für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931 die naheliegende Wahl. Es deckt alle Pflichtangaben ab und bleibt eng an der Norm. EXTENDED eignet sich, wenn Sie zusätzliche Informationen übermitteln müssen, etwa in bestimmten Branchen.
Vorrang der XML-Daten
Bei ZUGFeRD gibt es eine wichtige Regel: Weichen PDF und XML voneinander ab, sind laut BMF die Daten im strukturierten XML-Teil maßgebend. Früher galt im Zweifel der Bildteil – das hat sich mit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung umgekehrt.
Enthält der PDF-Teil abweichende Rechnungsangaben, kann er nach dem zweiten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zusätzlich als eigene sonstige Rechnung gelten. Das kann zu einer doppelt ausgewiesenen Umsatzsteuer nach § 14c UStG führen. Achten Sie daher darauf, dass PDF und XML inhaltlich übereinstimmen.
Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD im Überblick
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Herausgeber | KoSIT | FeRD (AWV) |
| Aufbau | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, über die PDF |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, automatisierte Prozesse | Rechnungen an Geschäftskunden, gemischte Empfänger |
| Maßgeblicher Inhalt | XML | XML (Vorrang vor der PDF) |
| Risiko bei Abweichungen | Gering, nur ein Datensatz | PDF und XML müssen übereinstimmen |
| Als E-Rechnung zulässig | Ja | Ja, außer MINIMUM und BASIC-WL |
Entscheidungshilfe: Welches Format passt zu Ihnen?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Diese Fragen helfen Ihnen bei der Wahl:
1. Stellen Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber? Dann führt meist kein Weg an der XRechnung vorbei. Bund, Länder und Kommunen setzen in der Regel auf diesen Standard und verlangen häufig eine Leitweg-ID. Prüfen Sie die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers.
2. Was erwarten Ihre Geschäftskunden? Größere Unternehmen geben das Format oft vor, manche verlangen ausdrücklich XRechnung. Fragen Sie nach – besonders bei Kunden, die viele Rechnungen erhalten.
3. Wie verarbeiten Ihre Kunden Rechnungen? Kunden mit moderner Buchhaltungssoftware lesen beide Formate. Kunden, die Rechnungen noch manuell prüfen, kommen mit ZUGFeRD oft leichter zurecht, weil sie die PDF wie gewohnt öffnen können.
4. Wie wichtig ist Ihnen ein schlanker Prozess? Mit der XRechnung pflegen Sie nur einen Datensatz. Bei ZUGFeRD müssen Sie sicherstellen, dass PDF und XML deckungsgleich sind. Wenn Sie die PDF automatisch aus den XML-Daten erzeugen, ist das Risiko gering.
Faustregel: Wer nur ein Format anbieten möchte, wählt für Behörden die XRechnung und für gemischte B2B-Kundschaft häufig ZUGFeRD im Profil EN 16931. Viele Unternehmen bieten beide Formate an und richten sich nach dem Wunsch des Kunden.
Häufige Missverständnisse
Rund um die beiden Formate halten sich einige Irrtümer. Die wichtigsten im Überblick:
„ZUGFeRD ist nur eine PDF." Nein. Entscheidend ist die eingebettete XML-Datei. Eine PDF ohne XML ist keine ZUGFeRD-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Auch eine ZUGFeRD-Datei in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL reicht nicht aus.
„Die XRechnung ist nur für Behörden." Nein. Die XRechnung ist zwar der Standard für öffentliche Auftraggeber, aber auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eine vollwertige E-Rechnung. Manche Unternehmen bevorzugen sie gerade, weil es nur einen Datensatz gibt.
„Wer XRechnung schickt, braucht immer eine Leitweg-ID." Nein. Die Leitweg-ID ist nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erforderlich. Im B2B-Bereich genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter im Feld BT-10, wenn das Format dort eine Angabe verlangt.
„Ich kann eine PDF einfach in ZUGFeRD umbenennen." Nein. Die strukturierten Daten müssen nach den Vorgaben der Norm erzeugt und eingebettet werden. Wer bestehende PDF-Rechnungen weiter nutzen möchte, muss die Inhalte in strukturierte Daten überführen. Wie das funktioniert, lesen Sie im Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln.
Praxistipps für beide Formate
Unabhängig vom Format sollten Sie einige Punkte beachten:
- Validieren Sie vor dem Versand. Eine Prüfung deckt Format- und Geschäftsregelfehler auf. Ein Formatfehler kann laut BMF dazu führen, dass keine E-Rechnung vorliegt.
- Achten Sie auf den Inhalt. Auch eine technisch einwandfreie Datei kann inhaltlich falsch sein, etwa bei einem falschen Steuersatz.
- Versenden Sie die Originaldatei. Ändern Sie die Datei nach der Erstellung nicht mehr. Wie Sie E-Rechnungen sauber per E-Mail versenden, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung per E-Mail versenden.
- Archivieren Sie den strukturierten Teil. Bei E-Rechnungen ist mindestens der XML-Teil acht Jahre unverändert aufzubewahren.
So hilft to-e-rechnung.de
Mit to-e-rechnung.de müssen Sie sich nicht auf ein Format festlegen: Sie wandeln PDF-, Bild- oder Office-Rechnungen per KI um und wählen jeweils, ob daraus eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung entsteht. Jede Datei können Sie anschließend kostenlos und ohne Konto prüfen und sich die Inhalte anzeigen lassen. Auf Wunsch versenden Sie die E-Rechnung über Ihren eigenen SMTP-Server direkt an Ihre Kunden.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Beide basieren auf der Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zulässig.
Ist ZUGFeRD als E-Rechnung zulässig?
Ja, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt laut BMF die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.
Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung und häufig eine Leitweg-ID. Welches Format und welcher Übertragungsweg gefordert ist, sollten Sie beim jeweiligen Auftraggeber erfragen.
Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Dann sind nach Auffassung des BMF die Daten im strukturierten XML-Teil maßgeblich. Weicht das PDF inhaltlich ab, kann es zusätzlich als eigene Rechnung gelten, was steuerliche Risiken mit sich bringt.