Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen noch in Word, Excel oder einer einfachen Rechnungssoftware und verschicken sie als PDF. Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein solches PDF aber nicht mehr als E-Rechnung. Wer seine Prozesse nicht sofort umstellen will, kann die bestehende Rechnung umwandeln. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln, welches Zielformat passt und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein einfaches PDF erfüllt das nicht.
- Übliche Zielformate sind ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei) und XRechnung (reine XML-Datei).
- Beim Umwandeln werden die Rechnungsdaten aus dem Dokument ausgelesen und in eine normgerechte XML-Struktur nach EN 16931 übertragen.
- Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind die XML-Daten maßgeblich.
- Prüfen Sie jede erzeugte Datei vor dem Versand durch eine Validierung.
Warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist
Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig auslesen lassen.
Ein PDF ist zwar elektronisch, aber nicht strukturiert. Die Software des Empfängers kann daraus nicht zuverlässig ablesen, welche Zahl die Rechnungsnummer und welche der Steuerbetrag ist. Das Bundesfinanzministerium nennt das einfache PDF deshalb ausdrücklich als Beispiel für eine sonstige Rechnung.
Was während der Übergangsfristen gilt
Die Pflicht zur E-Rechnung im Inland zwischen Unternehmen greift schrittweise (§ 27 Abs. 38 UStG):
| Zeitraum (Ausführung des Umsatzes) | Was ist erlaubt? |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papierrechnung jederzeit; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Wie bisher, aber nur bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 Euro; daneben EDI-Verfahren mit Zustimmung |
| ab 2028 | E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend, soweit keine Ausnahme greift |
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, für Fahrausweise und für Kleinunternehmer. Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ebenfalls nicht betroffen. Einen Überblick gibt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen übrigens schon seit dem 1. Januar 2025. Ihre Kunden sind also in der Regel bereits empfangsbereit.
XRechnung oder ZUGFeRD: das richtige Zielformat wählen
Bevor Sie eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln, sollten Sie wissen, welches Format Ihr Kunde erwartet. Das BMF stellt klar, dass insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ZUGFeRD (Profil EN 16931) | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (Syntax CII) | Geschäftskunden, die zusätzlich ein lesbares PDF wünschen |
| XRechnung (UBL oder CII) | Reine XML-Datei, deutsche Ausprägung der EN 16931 | Rechnungen an Behörden, Kunden mit XRechnung-Vorgabe |
| Factur-X-XML | XML-Datei im Format des deutsch-französischen Standards | Systeme, die nur den XML-Teil verarbeiten |
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung schreibt die E-Rechnungsverordnung des Bundes grundsätzlich den Standard XRechnung vor. Dort ist zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers nötig. Wo Sie diese ID finden, erklärt unser Beitrag zur Leitweg-ID. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD?.
PDF in E-Rechnung umwandeln: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung beschreibt den Ablauf am Beispiel von to-e-rechnung.de. Die Grundschritte gelten aber für jedes Umwandlungsverfahren.
Schritt 1: Rechnung inhaltlich vorbereiten
Eine Umwandlung ändert nur das Format, nicht den Inhalt. Fehlt in Ihrer PDF-Rechnung eine Pflichtangabe, fehlt sie auch in der E-Rechnung. Prüfen Sie deshalb vorab, ob Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten sind. Unsere Checkliste zu den Pflichtangaben einer Rechnung hilft dabei.
Schritt 2: Datei hochladen
Öffnen Sie den Konverter und laden Sie Ihre Rechnung hoch. Neben PDF sind Bilder (PNG, JPG), Word-Dateien (.docx), Excel-Tabellen (.xlsx) und CSV möglich. Ein Scan oder ein Foto einer Papierrechnung funktioniert also ebenfalls, sofern es gut lesbar ist.
Schritt 3: Daten automatisch auslesen lassen
Eine KI erkennt die Rechnungsdaten im Dokument: Absender, Empfänger, Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Summen und Zahlungsinformationen. Sie ordnet diese Werte den passenden Feldern der EN 16931 zu.
Schritt 4: Fehlende Angaben ergänzen
Nur wenn Angaben fehlen oder nicht sicher erkannt wurden, werden Sie gezielt zur Ergänzung aufgefordert. Häufig betrifft das Angaben, die auf einer klassischen PDF-Rechnung nicht stehen, für eine E-Rechnung aber verlangt werden. Beispiele sind die Leitweg-ID bei Behördenrechnungen, eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder strukturierte Zahlungsbedingungen. Vollständige Rechnungen laufen ohne Rückfragen durch.
Schritt 5: Ausgabeformat wählen
Standardmäßig entsteht eine ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931. Alternativ können Sie eine XRechnung in der Syntax UBL oder CII oder eine Factur-X-XML-Datei erzeugen.
Schritt 6: Automatische Prüfung vor dem Download
Jede erzeugte Datei wird vor dem Download geprüft:
- gegen das XSD-Schema des jeweiligen Formats,
- gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 (CEN-Regeln),
- bei XRechnung zusätzlich gegen die Regeln der KoSIT.
So fallen fehlerhafte Rechenwerte oder fehlende Pflichtfelder auf, bevor die Rechnung beim Kunden ankommt. Wie eine solche Prüfung im Detail funktioniert, erklärt unser Beitrag zum Thema E-Rechnung prüfen.
Schritt 7: Herunterladen, versenden, archivieren
Laden Sie die fertige Datei herunter oder versenden Sie sie direkt per E-Mail an Ihren Kunden. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Der Versand per E-Mail ist zulässig. Achten Sie darauf, die Datei unverändert als Anhang zu verschicken. Bewahren Sie anschließend mindestens den strukturierten Teil unverändert auf. Umsatzsteuerlich gilt dafür eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG).
Worauf Sie beim Umwandeln achten sollten
Die XML-Daten sind maßgeblich
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD enthält eine Datei zwei Darstellungen: das sichtbare PDF und die eingebettete XML. Nach Auffassung der Finanzverwaltung bilden die strukturierten Daten den führenden Teil. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gelten die XML-Daten. Kontrollieren Sie deshalb vor dem Versand die ausgelesenen Werte und nicht nur das PDF.
Ein Bildteil, der in Rechnungsangaben von der XML abweicht, kann nach Verwaltungsauffassung sogar als weitere Rechnung gewertet werden. Geringfügige, technisch bedingte Abweichungen wie Rundungsdifferenzen werden dagegen nicht beanstandet.
Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil
Ein Verweis in der XML auf eine angehängte PDF-Anlage, in der die Pflichtangaben stehen, genügt nicht. Ergänzende Informationen wie ein Stundennachweis dürfen aber als Anhang mitgeschickt werden.
Eigene Ausgangsrechnungen umwandeln
Die Umwandlung ist für Rechnungen gedacht, die Sie selbst ausstellen. Wandeln Sie eine PDF-Rechnung Ihres Lieferanten selbst um, ersetzt das nicht die Rechnung, die der Lieferant ausstellen muss. Möchten Sie empfangene E-Rechnungen lesen, nutzen Sie stattdessen eine Anzeige-Funktion. Den Inhalt einer XRechnung können Sie so lesbar machen, ohne die Datei zu verändern.
Keine doppelten Rechnungen erzeugen
Haben Sie dieselbe Leistung bereits mit einem PDF abgerechnet, sollte klar sein, welches Dokument gilt. Sonst liegen unter Umständen zwei Rechnungen über dieselbe Leistung vor. Im Zweifel klären Sie das Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung.
Typische Fehler beim Umwandeln
- Unleserliche Vorlagen: Schlechte Scans erhöhen das Risiko falsch erkannter Werte. Nutzen Sie möglichst das Original-PDF.
- Fehlende Steuernummer: Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung nicht vollständig.
- Leistungsdatum fehlt: Viele PDF-Vorlagen enthalten nur das Rechnungsdatum. Ergänzen Sie den Liefer- oder Leistungszeitpunkt, ein Kalendermonat genügt.
- Rechenfehler: Summen, Rabatte und Steuerbeträge müssen exakt zusammenpassen, sonst meldet die Validierung Geschäftsregelfehler.
- Falsches Format für Behörden: Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID.
Meldet die Validierung einen Fehler, nennt sie in der Regel das betroffene Feld. Korrigieren Sie die Angabe und lassen Sie die Datei erneut prüfen.
So hilft to-e-rechnung.de
Mit dem Konverter laden Sie eine PDF-, Bild-, Word-, Excel- oder CSV-Rechnung hoch und erhalten eine ZUGFeRD-PDF, eine XRechnung oder eine Factur-X-XML. Die KI liest die Daten aus und fragt nur nach, wenn etwas fehlt. Jede Ausgabe wird vor dem Download gegen XSD, die CEN-Regeln der EN 16931 und bei XRechnung gegen die KoSIT-Regeln geprüft. Bereits vorhandene E-Rechnungen können Sie kostenlos und ohne Konto prüfen und anzeigen.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.
Welches Format sollte ich beim Umwandeln wählen?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 oft praktisch, weil es ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Für Rechnungen an Behörden ist in der Regel XRechnung gefordert.
Kann ich auch Word- oder Excel-Rechnungen umwandeln?
Ja. Bei to-e-rechnung.de können Sie neben PDF auch Bilder (PNG/JPG), Word (.docx), Excel (.xlsx) und CSV hochladen. Die KI liest die Rechnungsdaten aus und fragt nur nach, wenn Angaben fehlen.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen verwenden, elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder bei EDI-Verfahren.