E-Rechnung archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung

Mit der E-Rechnung ändert sich nicht nur, wie Rechnungen erstellt und verschickt werden, sondern auch, wie Sie sie aufbewahren. Ausdrucken und abheften reicht nicht mehr. Wer eine E-Rechnung archivieren will, muss die Originaldaten unverändert, lesbar und auswertbar sichern, und zwar über viele Jahre.

Dieser Beitrag erklärt die geltenden Fristen und die Vorgaben der GoBD. Außerdem zeigt er, welchen Teil einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung Sie aufbewahren müssen und woran Sie ein geeignetes Archiv erkennen.

Das Wichtigste in Kürze

• Frist: Rechnungen und Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO).
• Was archivieren: Mindestens den strukturierten Teil (XML) in der ursprünglichen, unveränderten Form.
• ZUGFeRD: Der PDF-Teil ist zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich bedeutsame zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.
• Anforderungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, jederzeitige Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
• Eigenes Archiv nötig: Konvertierungs- und Prüfdienste wie to-e-rechnung.de ersetzen kein Archiv.

Die rechtlichen Grundlagen

Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen greifen mehrere Regelwerke ineinander:

Die GoBD stammen aus dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019. Sie wurden am 11.03.2024 und zuletzt am 14.07.2025 geändert. Die zweite Änderung von 2025 enthält die wichtigsten Klarstellungen zur E-Rechnung. Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025 verweist für die Aufbewahrung ausdrücklich auf diese Fassung (Rn. 61).

Aufbewahrungsfristen seit 2025: acht Jahre

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das gilt seit dem 1. Januar 2025. Rechnungen sind in der Regel Buchungsbelege. Deshalb wurde auch § 14b UStG für Rechnungen auf acht Jahre angepasst.

Im Überblick (§ 147 Abs. 3 AO):

Wann die Frist beginnt und endet

Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.

Drei Punkte sollten Sie beachten:

• Übergang: Die acht Jahre gelten für Rechnungen auch dann, wenn ihre alte Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Stichtage.
• Verlängerung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft etwa laufende Betriebsprüfungen oder Einspruchsverfahren.
• Vorsteuerberichtigung: Rechnungen über Wirtschaftsgüter, für die ein langer Berichtigungszeitraum nach § 15a UStG gilt, können länger relevant sein, zum Beispiel bei Immobilien.

Löschen Sie Rechnungen daher nicht automatisch nach acht Jahren, sondern prüfen Sie vorher, ob noch Verfahren offen sind.

E-Rechnung archivieren: Welcher Teil muss aufbewahrt werden?

Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz. Bei einer XRechnung ist das eine reine XML-Datei. Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in ein PDF eingebettet, das zusätzlich einen menschenlesbaren Teil enthält. Die Unterschiede erklärt unser Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.

Der strukturierte Teil ist entscheidend

Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 60) muss mindestens der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form unversehrt vorliegt. Die Finanzverwaltung muss ihn maschinell auswerten können.

Das heißt konkret:

• Die empfangene XML-Datei ist das Original. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto ersetzt sie nicht.
• Eine Umwandlung, etwa in TIFF oder ein reines Bild-PDF, darf den strukturierten Teil nicht ersetzen. Die GoBD nennen ausdrücklich das Risiko, dass bei der Umwandlung einer PDF/A-3-Datei in ein Bildformat die XML-Daten verloren gehen.
• Für empfangene strukturierte Datensätze genügt nach der GoBD-Änderung eine inhaltliche Übereinstimmung. Eine bildliche Übereinstimmung ist nicht erforderlich.

Was gilt bei ZUGFeRD für den PDF-Teil?

Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 gilt (Rz. 119, 125 und 131 GoBD): Grundsätzlich reicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Den menschenlesbaren Teil müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Als Beispiel nennen die GoBD Buchungsvermerke.

Weichen XML und PDF voneinander ab, gehen nach Auffassung der Finanzverwaltung die strukturierten Daten vor. Der Vorsteuerabzug richtet sich nach dem XML-Teil.

Praxistipp: Archivieren Sie empfangene ZUGFeRD-Dateien einfach vollständig und unverändert. Dann bleiben XML- und PDF-Teil erhalten, und Sie müssen nicht im Einzelfall prüfen, ob der PDF-Teil zusätzliche Informationen enthält.

Ausgangsrechnungen, E-Mails und Prüfberichte

• Ausgangsrechnungen: Sie müssen ein Doppel aufbewahren. Nach der GoBD-Änderung von 2025 muss keine bildhafte Kopie gespeichert sein, wenn sich ein inhaltlich identisches Mehrstück jederzeit aus Ihrem Rechnungsprogramm erzeugen lässt. Am sichersten ist es trotzdem, die versandte Datei selbst zu archivieren.
• Begleit-E-Mails: Dient die E-Mail nur als Transportmittel, muss sie nicht aufbewahrt werden (Rz. 121 GoBD). Enthält sie steuerlich relevante Absprachen, gehört sie ins Archiv.
• Prüfberichte: Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht zur Rechnung aufzubewahren. Wie Sie Rechnungen prüfen, zeigt unser Beitrag E-Rechnung prüfen.

Was die GoBD von Ihrem Archiv verlangen

Der Begriff „revisionssicher“ steht nicht im Gesetz. Gemeint ist ein Archiv, das die Anforderungen der GoBD und des § 147 AO erfüllt. Die wichtigsten Punkte:

1. Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen protokolliert sein.
2. Vollständigkeit: Alle aufbewahrungspflichtigen Rechnungen sind erfasst, keine geht verloren.
3. Ordnung und Auffindbarkeit: Jede Rechnung ist über einen Index (z. B. Rechnungsnummer, Lieferant, Datum) wiederzufinden. Sie lässt sich dem Buchungssatz zuordnen.
4. Lesbarkeit: Die Rechnung muss während der gesamten Frist unverzüglich lesbar gemacht werden können. Für XML-Dateien brauchen Sie dazu eine Anzeigesoftware.
5. Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung hat ein Recht auf Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO). Die strukturierten Daten müssen dafür auswertbar bleiben.
6. Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
7. Datensicherung: Regelmäßige Backups schützen vor Verlust durch Defekte oder Schadsoftware.

Eine Besonderheit nennt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 60): Die Speicherung einer E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist umsatzsteuerlich allein regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG. Für die Buchführung nach Abgabenordnung und Handelsrecht bleiben die GoBD aber maßgeblich. Ein geordnetes Archiv ist deshalb in jedem Fall sinnvoll.

Wo Sie E-Rechnungen archivieren können

Welche Lösung passt, hängt von Ihrer Größe und Ihren Abläufen ab:

• Buchhaltungs- oder ERP-Software mit Archivfunktion: Rechnungen werden direkt beim Buchen abgelegt.
• Dokumentenmanagementsystem (DMS): Für Unternehmen mit vielen Belegen und mehreren Beteiligten.
• Archiv Ihrer Steuerberatung: Viele Kanzleien bieten Belegablagen an, die mit der Buchhaltung verbunden sind.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass das System XML-Dateien im Original speichert und anzeigen kann. Fragen Sie auch nach einer Beschreibung der GoBD-Funktionen, etwa einem Prüfbericht oder Testat. Eine einfache Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Protokollierung in der Regel nur mit zusätzlichen Maßnahmen.

Für den Eingang von Rechnungen lohnt sich ein klarer Ablauf vom Postfach bis ins Archiv. Tipps dazu finden Sie im Beitrag E-Rechnung empfangen.

Checkliste: E-Rechnungen richtig archivieren

• Original-XML bzw. ZUGFeRD-Datei unverändert ablegen, nicht nur einen Ausdruck.
• Bei ZUGFeRD im Zweifel die vollständige Datei archivieren.
• Rechnungen mit Index und Buchungsbezug ablegen.
• Prüfbericht zur Rechnung speichern.
• Frist: acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres, vor dem Löschen offene Verfahren prüfen.
• Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten.
• Lesbarkeit über die gesamte Frist sicherstellen, auch nach einem Softwarewechsel.

So hilft to-e-rechnung.de

to-e-rechnung.de unterstützt Sie beim Erstellen, Prüfen und Anzeigen von E-Rechnungen. Im Kundenkonto liegen Ihre umgewandelten Rechnungen zwar in einer Rechnungsübersicht, damit Sie sie erneut herunterladen oder versenden können. Diese Übersicht ist aber ausdrücklich kein GoBD-konformes Archivsystem. Laden Sie erzeugte E-Rechnungen deshalb herunter, sichern Sie Prüfberichte über die Druckfunktion (zum Beispiel als PDF) und legen Sie beides in Ihrem eigenen GoBD-konformen Archiv oder DMS ab. Mit dem kostenlosen Viewer können Sie archivierte XML-Dateien jederzeit wieder lesbar machen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.