Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen seit Jahren per E-Mail und halten sie deshalb für elektronisch. Umsatzsteuerlich ist das seit dem 1. Januar 2025 aber nicht mehr dasselbe: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann. Eine PDF erfüllt diese Anforderung nicht.
In diesem Beitrag erklären wir, was eine E-Rechnung genau ist, welche Formate zulässig sind, worin sich E-Rechnung und PDF unterscheiden und warum das für Ihren Vorsteuerabzug wichtig ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 UStG).
- Norm: Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Daten eine E-Rechnung enthält und wie sie technisch abgebildet werden.
- Formate: In Deutschland üblich sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML). Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind keine E-Rechnung.
- PDF: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung".
- Vorrang der Daten: Bei hybriden Formaten sind die XML-Daten maßgeblich, nicht das PDF-Bild.
Warum es die E-Rechnung gibt
Der Gesetzgeber verfolgt mit der E-Rechnung zwei Ziele. Erstens sollen Rechnungen zwischen Unternehmen durchgängig digital verarbeitet werden können – ohne Abtippen, ohne Medienbrüche. Zweitens schafft die E-Rechnung laut BMF die Grundlage für ein Meldesystem, das zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden soll.
Für Unternehmen heißt das: Die E-Rechnung ist kein vorübergehender Trend, sondern der künftige Standard im Geschäftsverkehr. Betroffen sind in unterschiedlicher Weise alle inländischen Unternehmen:
- Empfangen müssen seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen können – auch Kleinunternehmer.
- Ausstellen müssen Unternehmen E-Rechnungen schrittweise: Die Übergangsregeln enden für Leistungen ab 2027 bzw. ab 2028, abhängig vom Vorjahresumsatz.
- Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden. Hier dürfen Sie eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers verschicken.
Wichtig für die Praxis: Die Pflicht hängt nicht an der Unternehmensgröße allein, sondern an der Art der Leistung und des Empfängers. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen zum Beispiel weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
E-Rechnung: die gesetzliche Definition
Seit dem Wachstumschancengesetz unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwei Arten von Rechnungen:
- E-Rechnung: eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Sonstige Rechnung: eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.
Entscheidend ist das Wort „strukturiert". Eine strukturierte Rechnung besteht aus klar definierten Datenfeldern – etwa Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag oder Steuersatz. Jedes Feld hat einen festen Platz und eine feste Bedeutung. Eine Buchhaltungssoftware kann diese Daten direkt übernehmen, ohne dass jemand sie abtippen oder per Texterkennung auslesen muss.
Das Gesetz verlangt außerdem, dass das Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen. Das betrifft in der Praxis vor allem bestehende EDI-Verfahren zwischen größeren Geschäftspartnern.
Was die Norm EN 16931 regelt
Die EN 16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie wurde ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt und gilt nun auch als Maßstab für Rechnungen zwischen Unternehmen.
Die Norm definiert ein semantisches Datenmodell. Jede Information hat darin eine Kennung, einen sogenannten Business Term (BT). Beispiele:
| Business Term | Bedeutung |
|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer |
| BT-2 | Rechnungsdatum |
| BT-10 | Käuferreferenz (Buyer reference) |
| BT-31 | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers |
| BT-112 | Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer |
Die Norm legt außerdem Geschäftsregeln fest. Sie prüfen zum Beispiel, ob Pflichtfelder vorhanden sind und ob die Summen rechnerisch stimmen. Technisch wird das Datenmodell in einer XML-Syntax umgesetzt. Die Norm lässt dafür zwei Syntaxen zu: UBL und UN/CEFACT CII.
Wichtig: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf eine angehängte PDF reicht laut BMF nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen Sie aber als Anhang beifügen. Welche Angaben Pflicht sind, lesen Sie im Beitrag Pflichtangaben einer Rechnung.
Welche Formate als E-Rechnung zulässig sind
Laut BMF erfüllen insbesondere zwei in Deutschland verbreitete Formate die umsatzsteuerlichen Anforderungen.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Sie wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben und ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Derzeit gilt die Versionslinie XRechnung 3.0; laut KoSIT bleibt sie mindestens bis Ende Juli 2027 in Kraft.
Eine XRechnung enthält keine Sichtkomponente. Wer sie ohne Software öffnet, sieht nur Programmcode. Zum Lesen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm, einen sogenannten Viewer.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei, die Menschen lesen können, mit einer eingebetteten XML-Datei für die Software. Das Format wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und ist mit dem französischen Format Factur-X technisch identisch.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Ab Version 2.0.1 gilt ZUGFeRD als zulässiges E-Rechnungsformat – mit einer wichtigen Einschränkung: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und sind daher keine E-Rechnung im Sinne des UStG.
Die genauen Unterschiede zwischen beiden Formaten und wann sich welches eignet, erklären wir im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?.
Der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF
Auf den ersten Blick sehen eine ZUGFeRD-Rechnung und eine normale PDF-Rechnung gleich aus. Der Unterschied liegt in den Daten dahinter.
| Merkmal | Einfache PDF-Rechnung | E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) |
|---|---|---|
| Struktur | Unstrukturiert, nur Text und Bild | Strukturierte Datenfelder nach EN 16931 |
| Maschinell auslesbar | Nur mit Texterkennung, fehleranfällig | Direkt und eindeutig |
| Umsatzsteuerliche Einordnung | Sonstige Rechnung | E-Rechnung |
| Versand an inländische Unternehmen | Nur mit Zustimmung, nur in der Übergangszeit | Ohne Zustimmung möglich |
| Prüfbarkeit | Manuell | Automatische Validierung möglich |
| Maßgeblicher Inhalt | Das, was auf der PDF steht | Die strukturierten XML-Daten |
Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Früher galt bei hybriden Rechnungen im Zweifel das, was auf dem Bildteil stand. Mit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung hat sich das umgekehrt: Weichen XML-Daten und PDF-Darstellung voneinander ab, sind laut BMF die XML-Daten maßgebend. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, sollte deshalb nicht nur das PDF ansehen, sondern die XML-Daten selbst anzeigen lassen.
Warum der Unterschied für den Vorsteuerabzug zählt
Solange die Übergangsregeln gelten, ist eine sonstige Rechnung weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Nach Ablauf der Fristen sieht das anders aus: Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, genügt eine PDF grundsätzlich nicht mehr den Anforderungen. Ab wann das für welches Unternehmen gilt, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Was keine E-Rechnung ist
Gerade in der Übergangszeit kursieren viele Missverständnisse. Folgende Dokumente sind keine E-Rechnung im Sinne des UStG:
- eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird,
- eine eingescannte Papierrechnung,
- ein Foto einer Rechnung,
- eine Word- oder Excel-Datei,
- eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC-WL,
- eine XML-Datei mit technischen Formatfehlern.
Den letzten Punkt hat das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt. Es unterscheidet zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei die technischen Vorgaben des Formats verletzt. Dann handelt es sich nach Auffassung der Finanzverwaltung um eine sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler betrifft dagegen inhaltliche Prüfregeln; er ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, solange keine Pflichtangabe betroffen ist.
Wie Sie eine E-Rechnung erkennen und lesen
Eine E-Rechnung erkennen Sie an der Dateiendung und am Inhalt:
- Eine XRechnung kommt als
.xml-Datei an. - Eine ZUGFeRD-Rechnung kommt als
.pdf-Datei, in der eine XML-Datei eingebettet ist. In vielen PDF-Programmen sehen Sie diese Datei im Bereich „Anhänge".
Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer. Er wandelt die XML-Daten in eine übersichtliche Darstellung um. Auch die Finanzverwaltung bietet über das ELSTER-Portal einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an.
Ob eine Datei tatsächlich eine gültige E-Rechnung ist, klärt eine Validierung. Dabei prüft eine Software das Format und die Geschäftsregeln der Norm. Das BMF hält eine Validierung zwar nicht für eine Voraussetzung der steuerlichen Anerkennung, bezeichnet sie aber als sinnvoll und empfiehlt, sie schon bei Erstellung und Versand durchzuführen.
So hilft to-e-rechnung.de
Mit to-e-rechnung.de können Sie jede XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung kostenlos und ohne Konto anzeigen – die XML-Daten werden dabei lesbar aufbereitet. Ebenso kostenlos können Sie eine Datei auf Format- und Geschäftsregelfehler prüfen. Wenn Sie selbst E-Rechnungen erstellen möchten, wandeln Sie bestehende PDF-, Bild- oder Office-Rechnungen per KI in XRechnung oder ZUGFeRD um und versenden sie auf Wunsch über Ihren eigenen SMTP-Server.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis handelt es sich um eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist nicht strukturiert und gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. Nur hybride Formate wie ZUGFeRD, bei denen eine XML-Datei in die PDF eingebettet ist, können eine E-Rechnung sein.
Welche Formate sind als E-Rechnung zulässig?
Zulässig sind Formate nach EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Wie kann ich eine E-Rechnung lesen?
Eine XRechnung besteht nur aus XML-Daten und braucht ein Anzeigeprogramm (Viewer), das sie lesbar darstellt. Bei ZUGFeRD ist zusätzlich eine PDF enthalten; maßgeblich sind aber die XML-Daten.